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散热器生产企业应怎样加强外贸业务管理
日期:15-02-11 点击:229 来源: 作者:欧派散热器
散热器生产企业应怎样加强外贸业务管理
出口散热器的生产企业越来越多,随之而来的问题就是如何做好相关的外贸管理工作;不懂外贸和外语的老板占绝大多数,如何有效地实现“外行领导内行”并进行有效地管理和控制,成为了摆在老板们面前的一个现实问题。

    怎样防范出口业务人员对出口业务的垄断?

    怎样避免因出口业务人员的变动而使企业的出口受到损失?

    怎样动态监测企业自身的国际业务运行质量?

    怎样制订科学的外贸业务管理流程?

    怎样规范前端业务和后方生产之间的衔接和配合?

    怎样加强财务部门对收汇、核销和退税的管理?

    显然,由于国际业务的专业性和特殊性,让这些都成为了难以管控的问题。如果企业管理者不从业务管理的架构上去设计,就非常容易陷于顾此失彼、疲于应付的境地。

    但是,从出口业务人员自身的角度来看,他们往往不情愿主动为自己设计“规范”自己的规范和流程,而企业管理者由于相关专业知识的欠缺而难以对其进行规范,从而埋下了巨大的风险。

    散热器行业内某著名企业因某关键出口业务人员的恶意操作,致使该企业上百万元的出口货款面临难以追回的风险;且使该企业的正常的出口业务和国外客户渠道面临崩溃的境地。危急关头,该企业请普明盛公司紧急介入,由普明盛帮助理清头绪,梳理问题,制订应对方案,甚至由普明盛公司的有关人员亲自操盘相关事项来恢复该企业的业务正常运转,最终,普明盛以三个月时间的指导、帮助和协作,使该企业完全恢复到了发生问题前的状态,原有的业务得以正常运行,原有的渠道获得了有效的维护和扩展,甚至还增加了若干新客户并发生了新的出口订单;并且,所有的应收出口货款均被追回,避免了企业因此次危机而蒙受巨大损失。

    在整个过程中,普明盛公司以高度负责的精神,凭借在散热器行业内十余年的外贸管理经验和积累,依托相关的专业知识和技能,帮助该企业重新规范了业务管理流程,使该管理流程覆盖了业务部门、财务部门、生产部门、质检部门、仓储部门、物流部门、行政部门和有关主管领导,从该企业的实际情况出发,注重相关部门的互相监督和制约,建立了问责机制,保证该管理流程的科学性和可行性,确保了类似问题不再发生。同时,普明盛还帮助企业建立了预案机制,从而使得企业能从容应对可能发生的问题。这样,消除了企业管理中的风险隐患,修复了管理中的漏洞,确保了企业能按照规范的流程来运做,使老板在与不在都是一个样,老板可以放松身心,能继续到全国各地旅游采风了。

    在帮助企业提高管理水平的同时,普明盛公司还帮助该企业规划了有关部门和人员的考核体系,这在维护企业的平稳运行和稳步发展方面奠定了良好的基础。这是因为,对于当前散热器生产企业的老板来说,他们通常都不具备专业的国际营销管理经验,对具体的国际业务的操作不很熟悉,对外语等相关技能的掌握程度也是参差不齐,对发生的很多事情无法及时到位的了解,对有关人员的具体做法难以判断是否妥当,因此他们很难把控好涉外部门(国际业务部门);从某种程度上来说,这是有风险的。如果有一个独立的、专业化的第三方咨询顾问公司来帮助这些老板们对这些部门和人员进行评估和考核,那么老板们既可以获得客观、正确的评估报告,又可以定期对相关部门和有关人员进行考核,甚至可以去规范该部门的运做,获得有益的培训,防范可能出现的风险,保证这些部门的稳定运行,实现对这些部门的更好管理并提高经济效益。

    一个好的内部管理制度,是让内部的有关部门之间能互相制约、监督而又不致低效和无序。很多企业管理者能明白这一点,但囿于对外贸知识的欠缺和经验的不足,不能自行构建科学合理的、符合自身企业情况的外贸管理制度。

    越来越多的散热器生产企业开始聘请普明盛公司作为他们的国际业务管理顾问,帮助他们解决了大量的问题,并系统地为企业定制有关的管理制度。普明盛公司帮助散热器企业解决的部分实际问题举例:

    怎样落实与出口业务有关的各环节的责任部门和责任人。

    怎样协调外贸部门和生产部门之间的工作。

    怎样管理出口合同/订单。

    怎样将出口订单细化成工厂的生产订单。

    出口产品的质量控制。

    出口业务的档案管理。

    出口文件的准备和制作。

    国际运输、保险的安排和衔接。

    出口报关手续的管理。

    出口货款的收汇、核销和退税管理。

    财务部门对上述各环节的管孔办法。

    出口业务部门的人员招聘。

    对出口业务部门和人员的考核管理办法。

    ……

    有出口业务的散热器生产企业可能会面临国际业务人员的跳槽,而寻觅到合适的现成人才来马上补缺,却是不易做到的;如果有国际业务方面的专业咨询顾问公司随时来帮助培养新人,不管企业里的相关人才如何流动,企业总能及时有效地缓解或解决内部有关人才青黄不接、人才断层的问题,只要这种咨询服务公司一直存在,企业就可以利用这种机制来规避相关的风险,费用不高,效果显著。因此,散热器生产企业请第三方做顾问,无形间已经提高了实际的管理水平,为企业保驾护航、稳健发展打下了良好的基础。

    我们看到有的厂家为了急于开展外贸业务,从其他行业里挖了个所谓“能人”来主持企业的出口工作,并配置了专门的队伍班子甚至为此专门注册了个公司,结果两年下来,一事无成,且看不到一丝希望,企业耗资上百万后被迫终止并遣散有关人员。还有的企业,在散热器行业里已属响当当的厂家,企业的老板在出口市场上的努力可谓是契而不舍,但是因为没有选对合适的人,也没有找准适合自己的路,忙碌了几年,迄今已耗资数百万,而今仍然在艰辛地跋涉。

    散热器行业毕竟有它的特殊性和内在的个性,外行的人员恐怕难以在短时间内对它有到位的了解和体会,因此提出的方案难免流于肤浅和花哨。对于出口来说,要求从业人员必须有出色的外语运用能力、深厚的外贸专业知识,更需要对国内外的散热器产品及行业有着深刻了解和认识。具备这些条件的人才在中国散热器行业里是极其稀有的,而普明盛公司却拥有这方面的顶尖人才;作为散热器行业里专业的咨询顾问公司,普明盛可以为散热器厂家提供全套的、成熟的出口解决方案,方案是可以“外包”的,但业务操作不能外包。

    可以外包的内容是:企业可以请普明盛公司作为自己的国际业务咨询顾问,将企业的国际业务规划、出口方案、外销人员培训、策划设计、咨询指导、出口工作考核甚至是外贸部门的组建等业务外包给普明盛公司;这样,有了普明盛公司的伴随,散热器厂家可以顺利地走上正确的道路,尽早地在国际市场上开辟出一片天地。

    对于中国的散热器生产企业来说,他们赶上了一个难得的历史时期,很多企业在这个时期里快速成长了起来。但是我们需要清醒地看到,在超高速增长的背后,隐藏着“萝卜快了不洗泥”的状况,可以说,主要是因近些年来我国的房屋建设的超常规高速发展,成就了很多企业的高速发展,但是实际上这种发展是粗放式的,绝大多数企业在管理、创新、技术、营销等方面鲜有质的发展,而企业原来自身存在的很多隐患还没有被消除,一旦市场变得平静或走弱,这些隐患就会凸显出来,成为限制企业继续发展的不利因素。企业在高速成长的时期里,往往容易忽视这些因素,而且通常没有相应的压力和动力去进行有关的改革。但企业若要走得稳健,并想在国际市场上占有一席之地,则必须认真提高自身的管理水平,与时俱进。

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